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MS Outlook for Windowsで電子メールを呼び出す方法は？
オフィスで働く場合は、MicrosoftOutlookで電子メールを呼び出す方法を知っていることが重要です。特に先輩に、恥ずかしい間違いでいっぱいのメールを送りたくはありません。それはあなたを無能に見せることができ、あなたのマネージャーになぜ彼または彼女があなたを雇ったのか疑問を投げかけることさえあります。
高齢者でさえ、間違ったメッセージで意図せずに「送信」または「全員に返信」を押して評判を台無しにしたくはありません。嘲笑と恥に耐えることは、誰も経験したくないことです。
幸いなことに、多くの電子メールクライアント/電子メールサービスは、電子メールを呼び出す機能を提供します。はい、メールを送信した後でも可能です。
MS Outlook for Windowsは、この貴重な機能を備えたそのような電子メールクライアントの1つです。この機能を使用して、顔と仕事の両方を保存する方法は次のとおりです。
Outlookで電子メールを呼び出すためのステップバイステップガイド
Outlookで電子メールを呼び出すのは非常に簡単です。
次の手順に従ってください。表示されます Outlookでメールを呼び出す方法 ：
- [送信済みアイテム]フォルダーを開いて、思い出したいメッセージを探します。最近送信された電子メールであるため、リストの一番上にあります。
- メールをダブルクリックすると開きます。
- [メッセージ]タブが表示されていることを確認します（ウィンドウの上部を確認してください）。
- 次に、[アクション]というラベルの付いたドロップダウンメニューを見つけます。これは、タスクバーのメールオプションの[ルール]と[移動]の横にあります。
- ここで、メッセージを呼び出すには、[アクション]をクリックします。次に、[このメッセージを呼び出す]をクリックします。
これらのオプションは、Exchangeアカウントをお持ちの場合にのみ使用できることに注意してください。特定の組織では、オプションが実際に管理者によってブロックされている場合があります。
操作を完了するには、次の手順に従ってください。
- リコールウィンドウが表示されます。
- ここでは、メールの未読コピーを削除するか、より適切なメッセージに置き換えるかの2つのオプションがあります。
- この機能は、個々の受信者の電子メールのリコールの成功または失敗を報告するオプションを提供します。[OK]をクリックする前に設定を選択してください。
メッセージを削除することを選択した場合、プロセスは完了し、潜在的に恥ずかしい状況から身を守ることに成功しました。
メッセージを置き換えることを選択した場合は、次の手順に進みます。
- 置換メッセージオプションを選択すると、新しいメッセージを作成するための新しい画面が表示されます。
- 準備ができたら、[送信]を選択すると、リコールプロセスが開始されます。
リコールメッセージを送信しただけでは、古いメールが消えることはありません。
それで、古いメッセージを消すために何をすべきでしょうか？受信者は、表示したくないメールを開く前に、まずリコールメッセージを開く必要があります。そうして初めて、間違ったメールが消えます。これは、置換メッセージを送信してメールを思い出したときに起こります。
受信者にリコールメッセージを最初に開かせるためのちょっとしたコツは、リコールメッセージに「緊急」というタイトルを付けることです。これにより、受信者はできるだけ早くそれを開くように動機付けられるはずです。
メールのリコールが常に機能するとは限らない理由
残念ながら、メールのリコールプロセスは正しく機能しない可能性があります。
現在の超高速インターネット速度を考慮すると、誤って送信された電子メールは数秒以内に誰かの受信トレイに届きます。受信者が電子メールクライアントを開いた状態で自分の机に座っている場合、受信者はあなたが思い出すよりも早くそれを見て開くでしょう。
そしてそれだけが問題ではありません
次のような他のいくつかの要因が事態を複雑にする可能性があります。
- 開いたメールは取り消せません。ただし、受信者にはリコールメールが届き、間違ったメールを送信するつもりはなかったことがわかります。
- 受信者は、受信した電子メールを受信ボックスフォルダ以外の他のフォルダに再ルーティングする特定のフィルタを持っている場合があります。メールが受信者の受信トレイにある場合にのみ機能するため、リコールは不可能になります。
- パブリックフォルダに送信された電子メールは、すべての人に見られるリスクが高く、リコールされる可能性が低くなります。思い出せないようにするために、全員がメールを見る必要はありません。既読のタグを付けた受信者が1人だけの場合、思い出せなくなります。
- このOutlookのリコール機能は、Gmailなどの他のメールクライアントに送信されるメールでは機能しません。 Outlook内で送信された電子メールに対してのみ機能します。したがって、安全のためにOutlook内の通信を制限することをお勧めします。
- さまざまなバージョンのOutlookを処理する場合、機能に問題が発生します。これは、ExchangeActiveSync設定を使用してモバイルデバイスでOutlookを使用している場合に当てはまります。また、携帯電話がオフラインの場合はさらに悪化します。
- PCにパフォーマンスの問題がある場合、速度が低下します。コンピュータがしばらく応答しなくなり、電子メールをすばやく思い出すことが困難になる場合があります。したがって、BoostSpeedなどの便利なツールを使用して、最高のパフォーマンスが得られるようにPCを調整する必要があります。
これらの課題を考慮すると、貴重な機能は結局それほど有益に見えません。
メールのリコールが機能しない場合はどうなりますか？他に役立つものはありますか？
あなたには確かにもう一つの選択肢が残っています：心からの謝罪を書いてください。反対側の人々はあなたの苦境を理解し、怒らない可能性が高くなります。
さらに良いことに、将来そのようなシナリオを回避するための予防措置を講じることができます。
最善の予防策は、メールを送信する前にメールを再確認することです。緊急のメッセージでさえ急いで送信することはありません。それらを2回または3回読んでください。
また、さらに完全な予防措置が必要だと思われる場合は、送信時に遅延するようにメールを設定できます。これらの設定を適用するには、次の手順に従います。
- ファイルに移動します。
- [ルールとアラートの管理]を選択します。
- 新しいルールを選択します。
- 条件をスキップして、空白のルールから開始します。これにより、すべてのメールを確実にカバーできます。
- 次に、[配信を分単位で延期する]を選択します。
メールが数分遅れる場合は、メールの送信を再検討する十分な時間があります。そして、それはあなたが送ったものを思い出すのに十分な時間を与えるでしょう。
これで、メールを思い出す方法と、将来この状況を回避するために何をすべきかがわかりました。